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Come calcolare le spese di un negozio: Costi Fissi & Variabili.

Metodo per ordinare i giustificativi di spesa

di Sabina Liberatore

Esperta Controllo di Gestione Aziendale

Aggiornato il 21/08/2018

10 minuti tempo di lettura

Sono molti negozianti con grandi dubbi su come calcolare le spese di un negozio, la risposta è davvero semplice ma non è così ovvia come sembra.

Con questo articolo scoprirai che tracciare i costi è molto meno complesso di quel che sembra. Ma bisogna avere un metodo.

1. Come tenere in ordine i giustificativi di spesa e cosa sono

Incominciamo con il dire che per giustificativi di spesa s’intende il pezzo di carta che giustifica e documenta una spesa pagata con i soldi del negozio, quindi: scontrini, fatture, ricevute, pagamenti con carta di credito.

Chiarito il concetto di cosa sia un giustificativo, devi sapere che per la gestione dei costi non ha nessuna rilevanza che la contabilità sia tenuta in modo manuale o informatico, perché in ogni caso devi tenere in ordine tutti i tuoi giustificativi così da non perderli.

Tieni tutti i giustificativi ordinatamente archiviati per categoria e mese di appartenenza, perché quando alla fine della giornata, della settimana, del mese, del trimestre, del semestre, o dell’anno hai bisogno di calcolare o rivedere i costi, devi essere in grado di trovare tutto quel che ti serve in un nano secondo.

Perciò la regola n. 1 da seguire è: ordine mentale e documenti ben archiviati.

Come creare il tuo archivio cartaceo

Ecco come ti consiglio di ordinare i giustificativi delle tue spese, così da trovare al volo tutto quello che ti serve per calcolare i tuoi costi, mese dopo mese, e non perdere nulla.

Prendi un raccoglitore o altro contenitore ad anelli.
Dividi il tuo raccoglitore per mese, utilizzando 12 separatori, uno per ogni mese dell’anno.
All’interno di ogni mese inserisci altri separatori, ciascuno relativo alle varie categorie di costi che hai (acquisto merce, affitto, utenze, pubblicità, etc…)
Procurati delle buste di plastica trasparenti aperte in alto, forate sul lato sinistro, così da poterle inserire nel tuo raccoglitore ad anelli. Queste saranno le buste dove andrai ad archiviare i tuoi giustificativi così che rimangano ordinati, non si stacchino, non si sciupino, non si rompano e non si perdano.
Procurati un registro dei corrispettivi manuale, sul quale segnerai giorno dopo giorno le vendite del giorno, il loro imponibile, l’aliquota IVA, l’importo IVA e il totale IVA inclusa. Questo non ha a che vedere con i costi ma va fatto.
Procurati un quaderno per l’archivio delle chiusure giornaliere, lo trovi nei negozi di cartoleria e prodotti per ufficio, tipo Buffetti, ed è un libro le cui pagine sono divise in tante piccole sezioni dove potrai appiccicare tutte le chiusure giornaliere delle vendite del tuo negozio, dal 1 gennaio fino al 31 dicembre di ogni anno. Le chiusure giornaliere vanno conservate in ordine cronologico, cioè di data, esattamente come vengono elencate sul registro dei corrispettivi.
Archivia tutti i tuoi giustificativi seguendo questo ordine: mese di appartenenza (mese a cui la spesa si riferisce, che in alcuni casi può essere diverso dalla data indicata in fattura) , tipo di spesa.

Trova il tuo metodo, quello con cui ti trovi a tuo agio

I metodi di archiviazione sono soggettivi, ognuno può utilizzare il proprio, quello con cui si trova meglio, a condizione che sia ordinato e che consenta di trovare tutto e subito. Il metodo che ti ho suggerito poco fa può anche essere ribaltato al contrario, cioè:

Prendi un raccoglitore
Dividi in raccoglitore in diverse sezioni, utilizzando dei separatori che rappresentano i vari tipi di costo che hai
Dividi ogni categoria di costo per mese
Dentro a ogni categoria di costi/mese inserisci le tue cartelline di plastica trasparenti dove andrai ad archiviare i giustificativi

Trova il tuo metodo, quello con cui ti trovi a tuo agio, e usalo.

Fai un archivio elettronico ordinato

Oltre a conservare i giustificativi cartacei, una cosa che reputo utile è di fare la scansione pdf dei giustificativi e tenerli archiviati nel proprio Cloud (e non sul computer) secondo lo stesso criterio utilizzato per l’archivio cartaceo

In questo caso, come fai ad avere tutti i tuoi pdf elencati in ordine cronologico?

Facciamo un esempio: devi archiviare elettronicamente la ricevuta n. 2 del 1 febbraio 2050, relativa all’affitto del negozio.

Nominerai il tuo file mettendo prima del nome la data espressa in questo formato: anno mese giorno.

20500201 Ricevuta n. 2 Affitto Febbraio

Mettendo prima del nome del tuo file la data in questo formato, i documenti pdf saranno sempre archiviati in ordine cronologico e sarà molto facile trovarli.

L’archivio elettronico non esclude l’archivio cartaceo (a meno che nel paese dove il tuo negozio lavora non vi sia l’obbligo di conservazione dei documenti), ma è un di più che ti consentirà di avere tutti i tuoi documenti sempre a portata di mano, ovunque tu sia, nel tuo computer, e ti mette al riparo in caso di incidenti che possano determinare la distruzione o la perdita dei documenti.

Idem per dove salvare i documenti, consiglio di salvare tutte le scansioni su un cloud, come dropobox o google drive. Questo perchè se il tuo computer si rompe o viene rubato sei fregato.

Questa è un’esperienza che ho fatto personalmente molti anni fa e che non auguro a nessuno. Aperta e chiusa questa piccola parentesi, vediamo ora come tracciare le spese di un negozio.

2. Come tracciare le Spese di un Negozio

Hai solo due modi per conoscere le spese del tuo negozio e per controllare che tu stia crescendo e migliorando:

Tieni la contabilità con un apposito programma
Tracci le tue spese a mano

Personalmente spingo molto per la prima… Tutti i negozianti dovrebbero avere un programma di contabilità con il quale è possibile correggere errori, scritture, importi, e avere totali e tanti report automatici, sempre aggiornati e con zero fatica.

Quindi se usi un programma e magari sei anche in contabilità ordinaria, inutile aggiungere altro, inserendo le tue registrazioni all’interno del tuo software otterrai dettagli di costi, ricavi e risultati, e report di ogni tipo, come li vuoi tu.

E se non hai ancora un programma di contabilità?

Se non hai ancora un programma di contabilità, l’unica strada che hai a disposizione è di tracciare le spese del negozio a mano compilando dei fogli Excel.

Usando un file Excel, potrai avere, anche all’interno dello stesso file di lavoro, una serie di fogli di dettaglio, dove andrai a scrivere, ogni giorno, tutto quello che fai nel negozio:

Venduto
Costo di acquisto della merce
Quanto hai speso per il packaging dei prodotti
Costi dei trasporti
Quanto hai speso di affitto
Costo del personale (importo al lordo di contributi e tasse a carico del negozio: non fare l’errore di pensare che il costo di un dipendente sia lo stipendio netto che gli paghi, perché è sbagliato!)
Consumi di luce, acqua, gas, telefono
Quanto è costato il tuo stipendio (anche questo scrivendo l’importo al lordo di tasse e contributi)
Cifra investita per la formazione tua e del tuo personale
Quanto investito nella pubblicità, il sito web, l’organizzazione degli eventi, e tutte le attività di marketing che hai fatto
Quanto hai dovuto pagate di imposte e tasse
E altro ancora… Secondo il tipo di negozio che hai, i costi possono davvero essere tanti e di varia natura.

Ricorda sempre:

Di annotare tutti quegli scontrini che hai pagato con il denaro del negozio senza farti rilasciare fattura. Gli scontrini vanno spesso a finire nel cestino o vengono smarriti e questo è un grosso errore in quanto sono costi a carico del negozio e vanno considerati.
Nel tenere nota dei tuoi costi e ricavi togli sempre l’IVA, cioè non considerarla perché l’IVA non è un costo ne’ un ricavo, ma è un debito o un credito che hai verso l’Erario.

Come Registrare le spese del negozio con Excel

Se non ce l’hai, acquista un computer portatile, così da potertelo portare dietro quando lavori da casa, e poi scarica da internet Excel gratuito.

Scaricato Excel, crea un file di lavoro per ogni tipologia di spesa, oppure, a tua discrezione, crea un solo file all’interno del quale farai tante cartelle di lavoro, ognuna riferita ad un tipo di spesa.

Il tuo foglio di lavoro sarà impostato così:

nella colonna più a sinistra metti i giorni del mese
nella riga metti le varie informazioni riferite alla spesa (data – numero fattura/ scontrino fiscale/ricevuta– descrizione – importo (IVA esclusa) – se ti serve aggiungi in fondo a destra una colonna per le tue note
Metti un totale in fondo alla colonna dell’importo. Se dovesse servirti avere un totale delle spese per settimana, con Excel puoi avere anche dei subtotali settimanali o come li vuoi tu e puoi rielaborare i dati in mille modi diversi senza fare fatica.
In una cartella separata crea un riepilogo che vada a prendere i vari totali del mese per ogni spesa e che totalizzi le spese per mese.

In sostanza il lavoro da fare consiste in questo:

annotare tutti i giustificativi di spesa (fatture, scontrini, ricevute, tutto!) che ti passano tra le mani
dopo averli annotati nel file Excel fai la scansione di ogni singola cosa
infine archivia tutto nel tuo bel raccoglitore ad anelli, dentro la corretta categoria di spesa e il mese di appartenenza.

Questo è soltanto uno dei tanti modi possibili per tenere in ordine i documenti del negozio, che per te sono molto importanti perché ti servono per avere il controllo di quello che fai.

3. Come calcolare le spese di un negozio: Differenza tra Costi variabili e costi fissi di un negozio

I costi di un negozio possono essere classificati in diversi modi. Nell’ambito del controllo di gestione di un negozio parliamo prevalentemente di costi fissi e costi variabili.

I costi fissi di un negozio sono quei costi che:

Non puoi fare a meno di avere, perché senza sostenere questi costi non puoi aprire la porta del negozio al pubblico. Esempio: affitto del locale, energia elettrica, dipendenti, merce, e altro ancora

e/oppure

Non variano con il variare delle vendite, cioè il cui aumentare o diminuire non è influenzato dall’andamento delle vendite. Esempio: Affitto… perché che tu venda 1 o 1 milione, l’affitto è sempre lo stesso; Tassa di occupazione del suolo pubblico, perché la tassa è fissa e non proporzionata alle vendite

I costi variabili di un negozio sono quei costi che:

Variano con il variare delle vendite… Più vendo e più merce devo acquistare… più vendo e di più personale ho bisogno

e/oppure

Non sono indispensabili per aprire il negozio al mattino… Esempio: costi di marketing, inaugurazione ed eventi, vetrine, sito web, costi promozionali

Il costo di una piattaforma e-commerce è ad esempio un costo variabile, non indispensabile per un negozio tradizionale che vende su strada… mentre diventa un costo fisso, inteso tale sia in quanto indispensabile che per il fatto che non aumenta con l’aumentare delle vendite, per quei negozi che vendono on line.

E’ chiaro questo concetto?

Chi vende on line non può fare a meno di un sito, giusto? Questo esempio vuole proprio farti capire che un costo che è variabile per te non è detto che lo sia anche per tutti i tuoi colleghi negozianti.

I costi che ho citato in questi esempi di classificazione di costi fissi e variabili, non sono una lista completa ma sono solo degli esempi di come un costo può essere classificato.

Allenati a ragionare sui singoli costi del tuo negozio e inizia a capire quali sono costi fissi e quali sono variabili!

Ricorda che un costo fisso può essere nel contempo anche variabile, oppure no, e viceversa.

Lo stipendio è un costo variabile o fisso?

Il costo dei dipendenti è un costo variabile perché i costi del personale di solito aumentano con l’aumentare delle vendite. Ma può essere anche un costo fisso, nel senso che non se ne può fare a meno, per quei negozi che sono gestiti da dipendenti o dove il personale dipendente è indispensabile per aprire la porta al mattino.

Per il negoziante che lavora da solo, il costo del personale di solito è un costo variabile.

Il costo del compenso del negoziante è un costo fisso, perché non aumenta e non diminuisce in funzione delle vendite e perché il negoziante deve essere presente in negozio ogni mattina, se no il negozio non può aprire! In teoria il negoziante si paga uno stipendio!

Dico in teoria, perché ancora molti negozianti non si pagano, e questo non va bene!

Nel valutare se un negozio sta in piedi sulle proprie gambe ed è sostenibile nel tempo, il compenso del negoziante va sempre conteggiato.

Non esiste affermare che il conto economico è positivo oppure pareggia e che il negozio a conti fatti va bene, se non ti paghi e non consideri il tuo costo prima di determinare il risultato del tuo negozio.

4. Attenzione a come registri certi costi.

Per registrare i tuoi costi nella contabilità informatica o manuale del negozio, devi sempre tenere a mente questi due principi:

L’IVA devi toglierla sempre perché non e mai ne’ un costo ne’ un ricavo, e quindi non va considerata MAI nel valutare e aggregare dati economici che portano poi ad ottenere il conto economico del negozio
Alcuni costi sono costi pluriennali, cioè costi sostenuti dal negozio all’interno di un dato esercizio economico, ma che non vengono considerati totalmente all’interno del conto economico di quell’esercizio economico in quanto non sono di competenza esclusiva di quell’esercizio, avendo carattere pluriennale. Vengono pertanto “capitalizzati”, cioè registrati a stato patrimoniale tra le cose che il negozio ha, e ogni anno vengono parzialmente spesati fino a concorrenza del loro valore iniziale di acquisto.

Facciamo un esempio praticissimo:

Ho un negozio dove produco dolci e piatti gastronomici destinati al catering, e faccio servizio a domicilio presso i clienti. Ho anche un addetto che ogni giorno va in giro per la città a consegnare gli ordini ai clienti.

Ipotizzando che il negozio sia proprietario del furgone utilizzato per le consegna, il costo di acquisto del furgone non viene messo integralmente nel conto economico del negozio nell’anno di acquisto del furgone, ma viene distribuito su più anni in funzione della vita presunta di quel bene.

Se il mio furgone ha una vita presunta di 10 anni e l’ho pagato 10 mila, a partire dall’anno di acquisto e per i 9 anni successivi, ogni anno metterò a conto economico un costo pari a 1/10 del costo complessivo di quel bene, cioè un costo di 1.000. Questo è il costo relativo all’utilizzazione e alla svalutazione di quel bene che ha natura pluriennale.

Alla fine del 10’ anno avrò complessivamente inserito in bilancio un totale di 10.000 di costi per utilizzo e svalutazione di quel mezzo, e alla fine del 10’ anno contabilmente il mio furgone non varrà più nulla perché avrò finito di ammortizzarlo e spesarlo: 10.000 era il costo iniziale di acquisto del mezzo che ho messo a stato patrimoniale, e 10.000 sono gli ammortamenti complessivamente registrati in bilancio, nel periodo di 10 anni di vita del bene.

Se quindi sostieni dei costi di carattere pluriennale, quali: arredamento, autoveicoli, attrezzature e macchinari, forni, impianti di vario genere di cui il tuo negozio è fornito, il negozio stesso, se hai acquistato i muri del negozio, ricordati che quel costo non devi spesarlo interamente nell’anno in cui lo sostieni, ma devi ripartirlo su più anni.

Esempio sul sito web:

Anche il sito Web è un investimento pluriennale perché si suppone che un sito web determini un incremento della visibilità del negozio e delle vendite lungo il tempo. Il beneficio economico che deriva dall’aver implementato un sito, non è un beneficio limitato solo al primo esercizio economico, ecco perché’ il sito web normalmente viene capitalizzato e spesato su più anni.

Tenuti a mente questi due principi fondamentali, IVA da escludere sempre e costi di natura pluriennale da distribuire su più anni direi che ora sei in grado di iniziare a tracciare le spese del tuo negozio!

Inizia a farlo e fallo con regolarità. E’ questo il segreto su come calcolare le spese di un negozio.

E’ davvero importantissimo avere la situazione economica del negozio, per poterne controllare l’andamento, individuare e correggere gli errori, sanare le aree critiche o meno produttive e portare il negozio a stabilizzarsi e crescere.

Un ultimo consiglio.

Abbiamo visto come calcolare le spese di un negozio ma naturalmente sei tu a dover decidere cosa fare NEL tuo negozio e DEL tuo negozio, Il mio compito è di mettermi una mano sulla coscienza e di consigliarti di usare un programma di contabilità, indipendentemente da quanto sia piccolo o grande il tuo negozio, da quanto vendi o non vendi, da quanto tu abbia il progetto di espanderti o meno, se non fosse per semplificarti la vita.

Un grande in bocca al lupo e mi raccomando… calcola le spese!