Se vuoi inviare materiale promozionale ad un cliente devi avere il consenso scritto e firmato.
Non basta chiederlo a voce.
Se un cliente, ad esempio, ti lascia il numero per essere avvisato dell’arrivo di un prodotto, non puoi usare il suo numero per inviare promozioni o avvisi. Questo perché “lui” non ti ha lasciato l’autorizzazione scritta.
La raccolta dati va fatta usando dei moduli che i clienti devono compilare e che tu devi conservare.
Ma cosa bisogna inserire nei moduli per fare una raccolta dati dei clienti in negozio che rispetti le regole?!
Iniziamo:
a) Per i semplici moduli di raccolta dati dei clienti in negozio dovrai inserire:
- I campi da far compilare con i dati che occorrono e-mail, sms, data di nascita ecc.
- L’Informativa sulla Privacy, dove spieghi come verranno usati esattamente i dati e che NON verranno ceduti a terzi.
- Una frase per l’Accettazione al trattamento dei dati personali, con sotto due caselle da spuntare (checkbox) con scritto “Do il consenso” e “ Nego il consenso”.
- Una frase come Acconsento al trattamento dei dati personali, per finalità legate ad attività di marketing diretto (invio di materiale formativo e promozionale specificando anche i vari strumenti)” con sotto altre due caselle da spuntare (checkbox) con scritto “Do il consenso” e “ Nego il consenso”.
- Lo spazio per la firma del cliente.
Ecco un esempio riguardante SOLO in consenso ai dati personali per attività di marketing:
Ecco un esempio di come deve essere il modulo completo:
La maggior parte dei moduli che si vedono in giro hanno solo riportato la dicitura riguardante la privacy, ma con la riforma è obbligatorio mettere le checkbox ed è assolutamente vietato farle trovare già flaggate, questo mi sembra ovvio ma lo scrivo perché ogni tanto lo vedo fare.
Cosa importante è scrivere il testo in modo che sia facilmente comprensibile, senza usare termini complessi. Inoltre bisogna scrivere esattamente cosa farai nello specifico con i dati richiesti.
B) Per l’iscrizione alla Fidelity Card in negozio:
Dovrai inserire anche:
- Il regolamento completo sull’utilizzo della fidelity card.
Le Fidelity Card sono comunque sempre accompagnate da un foglio, con tanto di regolamento e con la nota sulla privacy. Ecco un esempio:
Per semplificarti la vita, puoi appoggiarti alle aziende specializzate in questi sistemi di fedeltà. Queste aziende dovrebbero tecnicamente fornirti la tessera e anche il modulo completo con la documentazione.
I programmi di fidelizzazione rientrano nelle “manifestazioni a premio”, e dal punto di vista legale si chiamano proprio “operazioni a premio”. Informati bene per sapere quando sono da considerarsi operazioni a premio escluse, perché queste ultime si possono realizzare in maniera più semplice.
Inoltre i moduli vanno conservati ed è vietato raccogliere i dati dei minorenni.
